Làm việc từ xa đang trở thành lựa chọn quen thuộc với nhiều người, nhưng không phải ai cũng làm tốt. Qua quá trình đồng hành cùng khách hàng, chúng tôi nhận ra rằng ba yếu tố du lịch, gia đình và nội thất đóng vai trò quyết định hơn bất kỳ chiếc laptop hay màn hình nào. Người làm việc từ xa hiệu quả không phải người có thiết bị đắt nhất, mà là người biết sắp xếp không gian sống và thời gian sao cho công việc không lấn át cuộc sống thường ngày. Bài viết này chia sẻ những điều chúng tôi đã đúc kết, từ góc nhìn của người làm công nghệ nhưng cũng từng loay hoay với chính bài toán ấy.
Vì sao làm việc từ xa lại gắn liền với du lịch, gia đình và nội thất
Khi không còn chiếc bàn cố định ở công ty, hàng loạt câu hỏi mới xuất hiện. Làm việc ở góc nào trong nhà? Ai sẽ ở xung quanh bạn trong giờ làm? Không gian nên được bố trí ra sao để vừa hợp lý vừa dễ chịu?
Chúng tôi từng đồng hành cùng một chủ xưởng gia công nhỏ ở Bình Dương. Sau một đợt giãn cách kéo dài, anh chuyển sang quản lý công việc từ xa. Điều đầu tiên anh phải giải quyết không phải là phần mềm, mà là góc làm việc kê tạm bợ cạnh bếp. Vợ con thường xuyên bị gián đoạn bởi những cuộc gọi video, còn anh thì mất tập trung vì tiếng nồi niêu. Câu chuyện này không hiếm. Chúng tôi gặp lại nó ở nhiều gia đình khác.
Vì vậy, mỗi khi tư vấn về làm việc từ xa, chúng tôi luôn khuyên bạn nhìn rộng hơn chuyện công nghệ. Nội thất trong nhà, thói quen sinh hoạt của cả gia đình và cả những chuyến đi xa đều là những yếu tố nên được tính đến ngay từ đầu.
Công nghệ: trợ thủ âm thầm giúp bạn có thêm thời gian cho gia đình
Theo quan điểm của chúng tôi, công nghệ nên giúp con người nhẹ gánh hơn chứ không nên làm cuộc sống thêm rối. Với người làm việc từ xa, vài công cụ quản lý công việc, lịch họp và lưu trữ đám mây đã đủ để giảm đáng kể thời gian loay hoay với giấy tờ.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ mà chúng tôi từng làm việc cùng vẫn xử lý thủ công quá nhiều việc lặp lại. Nhắc lịch, tổng hợp báo cáo, trả lời khách qua tin nhắn, tất cả đều tiêu tốn thời gian gõ từng dòng. Nếu bạn đang ở tình huống này, việc áp dụng tự động hoá cho những việc lặp đi lặp lại mỗi ngày có thể giúp bạn lấy lại vài giờ mỗi tuần. Và chính khoảng thời gian ấy thường là thứ nhiều người thiếu nhất để dành cho gia đình.
Điều chúng tôi hay nhắc khách hàng là công nghệ chỉ phát huy tác dụng khi được chọn đúng nhu cầu. Đừng cài quá nhiều phần mềm cùng lúc. Càng nhiều công cụ, bạn càng dễ rối và tốn công học lại từ đầu.
Nội thất và không gian làm việc: khoản đầu tư nhỏ nhưng quyết định lớn
Đây là phần chúng tôi thấy bị bỏ qua nhiều nhất. Có người chi mạnh tay cho laptop, màn hình và webcam, nhưng lại ngồi cả ngày trên chiếc ghế ăn cơm. Hệ quả thường gặp là đau lưng, mỏi cổ, và hiệu suất giảm dần theo từng tuần.
Chúng tôi từng gặp một bạn làm thiết kế đồ hoạ tự do, đặt mua ghế văn phòng online chỉ vì giá rẻ và mẫu đẹp trên ảnh. Khi ghế được giao tới, bạn mới nhận ra nó quá cồng kềnh so với căn phòng ngủ nhỏ vốn dùng làm góc làm việc. Đây là lỗi chúng tôi hay nhắc khi tư vấn về nội thất tại nhà: đừng chỉ nhìn vào ghế mà bỏ qua sự phù hợp với không gian phòng. Một chiếc ghế đẹp nhưng quá khổ sẽ khiến căn phòng bí bách, và người ngồi bên trong khó duy trì làm việc thoải mái lâu dài.
Không gian làm việc tốt không nhất thiết phải rộng. Điều cần có là đủ ánh sáng, đủ thoáng và tách biệt tương đối với khu sinh hoạt chung. Nếu nhà bạn không có phòng riêng, một góc cạnh cửa sổ với chiếc bàn gấp gọn cũng đủ để bạn có cảm giác đang đi làm, thay vì chỉ ở nhà cho qua ngày.
Gia đình: biến giờ làm việc tại nhà thành cơ hội gắn kết
Không ít gia đình chúng tôi từng tư vấn rơi vào căng thẳng khi một hoặc cả hai vợ chồng cùng làm việc tại nhà. Con nhỏ không hiểu vì sao ba mẹ ở nhà mà không chơi cùng. Người đang làm việc lại thấy áp lực vì cảm giác bị theo dõi liên tục, dù chỉ đang họp trực tuyến.
Giải pháp chúng tôi thường đề xuất khá đơn giản: thống nhất khung giờ rõ ràng trong ngày. Có giờ làm việc nghiêm túc, có giờ dành riêng cho bữa cơm và trò chuyện, không để hai khoảng thời gian này lẫn vào nhau. Khi ranh giới thời gian được vạch rõ, xung đột trong gia đình thường giảm hẳn.
Một chi tiết nhỏ khác là chuyện bếp núc. Nhiều gia đình làm việc từ xa nấu ăn tại nhà nhiều hơn để tiết kiệm và chủ động thời gian. Khi góc bếp gọn gàng, việc vừa nấu vừa xử lý vài việc nhỏ trên điện thoại trở nên nhẹ nhàng hơn, và điều này giúp bầu không khí trong nhà bớt căng thẳng.
Workation: vừa du lịch vừa làm việc có thực sự ổn không
Vài năm gần đây, khái niệm workation, tức vừa du lịch vừa làm việc, được nhắc đến khá nhiều. Chúng tôi đã thử mô hình này với vài thành viên trong đội ngũ. Kết quả cho thấy nó hoàn toàn khả thi, nhưng cần được chuẩn bị kỹ hơn nhiều so với suy nghĩ ban đầu.
Điều kiện tiên quyết là kết nối mạng ổn định và một nơi làm việc đủ yên tĩnh. Không phải cứ mang laptop ra biển hay lên núi là có thể làm việc hiệu quả. Chúng tôi từng có một bạn nhân sự kết hợp công tác với nghỉ dưỡng trong chuyến phượt bằng xe máy qua Hà Giang. Bạn phải làm việc từ sớm trước khi lên đường mỗi ngày, bởi buổi chiều nhiều đoạn đường gần như không có sóng.
Nếu bạn cũng đang ấp ủ một chuyến đi vừa nghỉ ngơi vừa xử lý vài đầu việc nhẹ, việc lên kế hoạch trước cho cung đường và thời gian nghỉ là điều rất nên làm. Nhiều người chọn cách tìm hiểu kỹ về hành trình chinh phục đèo Mã Pí Lèng và những cung đường hiểm trở ở Hà Giang trước khi khởi hành. Chuẩn bị như vậy giúp bạn vừa đi an toàn, vừa sắp xếp được lịch làm việc xen kẽ giữa các điểm dừng.
Những sai lầm chúng tôi từng chứng kiến
Sai lầm phổ biến nhất là cố làm mọi thứ cùng một lúc: vừa trông con, vừa họp online, vừa nấu cơm. Kết quả thường là không việc nào được hoàn thành trọn vẹn, và người trong cuộc dễ kiệt sức dù thực tế chưa làm được bao nhiêu.
Sai lầm thứ hai là coi nhẹ không gian sống, nghĩ rằng có wifi là làm việc ở đâu cũng được. Sau một thời gian dài làm việc trong điều kiện không phù hợp, nhiều người bắt đầu gặp vấn đề về sức khoẻ, từ đau lưng cho đến mất ngủ vì căng thẳng tích tụ.
Sai lầm thứ ba ít được chú ý hơn: không tách bạch được công cụ công việc và công cụ cá nhân. Khi dùng chung một chiếc điện thoại cho cả nhắn tin gia đình lẫn xử lý công việc, ranh giới giữa hai vai trò bị xoá nhoà. Cảm giác không bao giờ được nghỉ xuất hiện thường trực, kể cả vào buổi tối hay cuối tuần.
Nhìn lại quá trình tư vấn cho nhiều khách hàng, chúng tôi cho rằng làm việc từ xa hiệu quả không nằm ở phần mềm hay thiết bị bạn chọn. Nó nằm ở cách bạn sắp xếp để công nghệ, gia đình, nội thất và những chuyến đi cùng tồn tại hài hoà. Mỗi gia đình sẽ có một công thức riêng, tuỳ theo nhịp sống và điều kiện thực tế. Nhưng điểm chung mà chúng tôi luôn thấy là khi không gian được tổ chức tốt và ranh giới thời gian được tôn trọng, công việc và cuộc sống mới thực sự đi cùng nhau.