Khi đơn hàng nhiều, mã vận đơn bắt đầu lẫn lộn
Chúng tôi gặp rất nhiều chủ shop nhỏ rơi vào tình huống này. Đơn đầu tiên nhập về thì mọi thứ còn rõ ràng. Sang đơn thứ hai, thứ ba, bạn bắt đầu thấy rối. Mỗi nhà cung cấp gửi một kiểu mã khác nhau.
Các mã ấy lại nằm rải rác trong Zalo, WeChat và email. Khi khách hỏi hàng đã về chưa, bạn phải lục lại cả chục đoạn chat. Mất thời gian đã đành, nhưng khách sốt ruột mới là điều đáng lo hơn.
Rối ở đơn thứ hai thì chưa sao. Nguy hiểm thật sự là mất khách từ đơn thứ mười, khi họ đã quen chờ những thông báo không bao giờ đến đúng hẹn. Vì vậy, một cách theo dõi gọn gàng ngay từ đầu đáng giá hơn bạn nghĩ. Chúng tôi thường khuyên khách dựng hệ thống nhỏ này trước khi đơn hàng tăng, vì làm sớm luôn dễ hơn làm khi đã ngập.
Bảng tính cần có những cột nào
Bảng tính tốt không cần nhiều cột. Nó chỉ cần đúng những cột bạn sẽ hỏi lại mỗi khi có khách gọi. Hãy nghĩ theo cách này: mỗi cột là một câu hỏi bạn đặt ra lúc cần tra cứu.
- Mã đơn: mã nội bộ của bạn, để gắn với đơn bán.
- Nhà cung cấp: tên shop hoặc xưởng bên Trung Quốc.
- Mã vận đơn: mã của đơn vị vận chuyển, dùng để tra hành trình.
- Ngày gửi và ngày dự kiến về.
Hai mốc ngày ở cuối rất quan trọng. Nhờ có chúng, bạn nhìn một cái là biết đơn nào đang trễ so với lịch. Ngoài các cột trên, nên thêm cột trạng thái để ghi hàng đang ở chặng nào. Đừng quên cột ghi chú, nơi lưu những phát sinh như thiếu kiện, vỡ hàng hay đổi địa chỉ nhận.
Dựng bảng bằng Google Sheets trong khoảng mười phút
Google Sheets là lựa chọn dễ nhất cho người chưa quen phần mềm quản lý. Nó miễn phí, mở được trên điện thoại và chia sẻ cho nhân viên rất nhanh. Bạn không cần biết lập trình để bắt đầu.
Khi đã có đủ cột, nên làm thêm hai việc nhỏ. Việc đầu là bật định dạng có điều kiện, để dòng nào trễ tự đổi màu. Việc sau là tạo danh sách thả xuống cho cột trạng thái. Nhờ vậy, không ai phải tự gõ “đã về” hay “về kho rồi” theo mỗi kiểu khác nhau, và bảng luôn đồng nhất.
Để bảng tự báo đơn cần xem
Một bảng tính chỉ thật sự hữu ích khi nó chủ động báo bạn. Nếu không, bạn vẫn phải mở ra dò từng dòng, và đến lúc đó thường đã muộn. Bên mình từng thấy một shop đồ điện tử nhỏ bỏ sót cả tuần vì không có cảnh báo nào, đến khi khách gọi đòi hoàn tiền mới biết lô hàng đã kẹt từ lâu.
Cách làm khá đơn giản. Thêm một cột tính số ngày đã đi bằng cách lấy ngày hôm nay trừ đi ngày gửi. Sau đó đặt điều kiện: khi số ngày này vượt quá ngày dự kiến thì dòng đổi màu đỏ. Cách này rất cơ bản, nhưng nhiều shop vẫn dùng đều đặn suốt nhiều năm vì nó hiệu quả.
Các chặng của một lô vận chuyển
Một lô hàng thường đi qua vài chặng khác nhau. Hiểu từng chặng giúp bạn biết hàng trễ ở đâu. Nói đơn giản, hàng rời kho gom bên Trung Quốc, qua cửa khẩu, về kho Việt Nam, rồi mới đến tay khách trong nước.
Mỗi chặng nên ghi lại một mốc cụ thể: ngày rời kho bên kia, ngày qua cửa khẩu, ngày nhập kho Việt Nam và ngày giao. Có các mốc này, bạn biết chắc hàng đang kẹt ở đâu, thay vì chỉ biết là “chưa về”. Chúng tôi nhận thấy phần lớn tranh cãi với khách đều bắt nguồn từ việc thiếu chính các mốc này.
Đối chiếu dữ liệu với đơn vị vận chuyển
Bảng tính của bạn chỉ đúng khi khớp với dữ liệu bên đơn vị vận chuyển. Vì vậy hãy đối chiếu định kỳ, đừng để lệch quá lâu. Nếu bạn đang tìm nơi gửi hàng phù hợp, có thể tham khảo tuyến vận chuyển Trung Việt để so sánh thời gian và mức phí trước khi chốt.
Khi làm việc với đơn vị vận chuyển, hãy hỏi ba điều. Thứ nhất, tra hành trình bằng mã nào. Thứ hai, trạng thái được cập nhật bao lâu một lần. Thứ ba, nếu mã bên Trung Quốc khác mã bên Việt Nam thì tra ở đâu. Những câu hỏi nghe đơn giản, nhưng được trả lời rõ ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau.
Tính chi phí thực của từng lô
Nhiều người chỉ nhìn giá hàng lúc nhập rồi quên phần còn lại. Thực tế, giá vốn thật của một món hàng gồm nhiều khoản. Trước hết là cước vận chuyển, thường tính theo cân. Kế đến là các khoản phát sinh như phí bốc xếp hay phí kiểm đếm. Cuối cùng là tỷ giá, vì tiền tệ biến động có thể đẩy giá vốn lên hoặc xuống trong vài tuần.
Chúng tôi khuyên bạn thêm vào bảng một cột tính giá vốn cho từng món, sau khi cộng đủ các khoản trên. Khi đó bạn mới nhìn được lô nào thật sự có lãi, chứ không chỉ nhìn giá nhập ban đầu.
Những lỗi thường gặp khi theo dõi thủ công
Có ba lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất. Lỗi đầu tiên là nhập sai mã vận đơn, chỉ một chữ số lệch là tra không ra hành trình. Lỗi thứ hai là quên cập nhật trạng thái, khiến dòng cũ nằm đó làm bạn tưởng hàng vẫn đang đi. Lỗi thứ ba là gộp nhiều lô vào một dòng, nên không biết kiện nào đã về, kiện nào còn kẹt.
Cách tránh khá đơn giản: mỗi lô một dòng, mỗi mã vận đơn một ô riêng, và cập nhật ngay khi nhận thông báo thay vì dồn đến cuối tuần.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng Google Sheets hay phần mềm quản lý đơn?
Nếu bạn mới nhập vài đơn mỗi tháng, Google Sheets là đủ và không tốn chi phí. Khi số đơn tăng lên hàng chục mỗi tuần, bạn mới nên cân nhắc phần mềm chuyên dụng để tự động hóa thêm. Đừng chuyển quá sớm, chỉ nên chuyển khi bảng tính bắt đầu tốn nhiều thời gian hơn là tiết kiệm.
Mã vận đơn bên kia khác mã bên này thì xử lý thế nào?
Bạn nên lưu cả hai mã trong cùng một dòng, mỗi mã một cột riêng. Khi cần tra cứu, bạn biết dùng mã nào cho chặng nào. Cách này tránh được tình huống tra sai mã rồi tưởng đơn bị thất lạc.
Chậm bao nhiêu ngày thì nên hỏi lại đơn vị vận chuyển?
Không có con số cố định cho mọi tuyến, vì thời gian còn tùy mùa cao điểm và từng đơn vị. Cách thực tế là đặt một ngưỡng riêng cho shop của bạn. Khi đơn vượt quá ngày dự kiến, hãy nhắn hỏi ngay thay vì đợi thêm nhiều ngày.
Theo dõi lô hàng đều đặn trong một bảng tính đơn giản sẽ giúp bạn trả lời khách nhanh hơn và ít bất ngờ hơn. Nếu muốn hiểu rõ hơn cách chọn hình thức gửi hàng, bạn có thể đọc bài về vận chuyển chính ngạch hay tiểu ngạch. Nếu có thắc mắc về việc dựng bảng theo dõi đơn, cứ hỏi đội ngũ của chúng tôi, chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ.