Kinh nghiệm đóng gói hàng dễ vỡ khi bán online thường không đến từ sách vở mà từ những lần trả giá đắt. Đội ngũ bên mình đã làm việc với nhiều shop bán gốm sứ, ly thủy tinh và đèn trang trí. Gần như shop nào cũng gặp một kiểu chuyện giống nhau: lúc xuất kho hàng còn nguyên, nhưng khi đến tay khách thì đã vỡ vụn. Đây là nỗi đau quen thuộc của người bán đồ dễ vỡ, và phần lớn đều có thể phòng tránh được nếu nhìn đúng nguyên nhân.
Vì sao hàng dễ vỡ hay bị khiếu nại khi bán online?
Có một shop chuyên bán ly thủy tinh thủ công từng nhờ chúng tôi xem lại quy trình. Họ gửi đi cả trăm đơn mỗi tháng. Khi tính lại số liệu nội bộ, cứ khoảng mười đơn đi tỉnh xa thì có gần hai đơn báo vỡ. Nguyên nhân khá đơn giản: hàng chỉ được bọc bằng túi nilon mỏng, còn đáy hộp gần như không lót gì cả.
Vấn đề không nằm ở đơn vị vận chuyển mà bắt nguồn từ khâu đóng gói. Một món hàng dễ vỡ phải đi qua rất nhiều tay. Hàng được lấy khỏi kệ, phân loại ở kho tổng, chất lên xe, chuyển sang bưu cục rồi mới đến shipper. Mỗi lần chuyển tay là thêm một lần hàng bị xóc hoặc bị đè. Có những đợt chỉ vì kịp giờ mà kiện hàng bị ném lên xe, và cái giá phải trả nằm hết ở người bán.
Đóng gói kỹ tốn thêm vài phút và vài nghìn đồng vật liệu. Đóng gói sơ sài thì chi phí phải trả nặng hơn nhiều. Shop phải hoàn tiền cho khách, mất giá trị món hàng, và uy tín cũng bị ảnh hưởng. Chúng tôi từng thấy không ít shop nhỏ kiệt sức vì vài đợt bồi thường liên tiếp, lợi nhuận bị ăn sạch chỉ trong một mùa cao điểm.
Nguyên nhân khiến hàng dễ vỡ bị hư hỏng trên đường đi
Trước khi bàn đến cách đóng gói đúng, bạn nên hiểu hàng hỏng vì đâu. Khi nắm rõ nguyên nhân, việc chọn giải pháp sẽ chính xác hơn. Quấn thêm vài vòng giấy báo thì chưa chắc đã giải quyết được gốc rễ vấn đề, và nhiều shop đã mất khá nhiều tiền vật liệu mà vẫn gặp lại lỗi cũ.
Vật liệu yếu không chịu được va đập
Nhiều người bán vẫn dùng giấy báo cũ hoặc túi nilon mỏng để bọc hàng. Giấy báo nhẹ và êm tay, nhưng gần như không hấp thụ lực va đập. Túi nilon chỉ giúp chống trầy bề mặt, không đủ sức chống sốc. Vật liệu chống sốc thật sự cần có độ đàn hồi. Khi bị ép hoặc va chạm, nó nén lại rồi bung ra, nhờ đó lực tác động được giảm đi phần lớn.
Màng xốp hơi và mút xốp EPE dạng tấm là hai lựa chọn phổ biến. Giấy báo vẫn dùng được để lót đáy cho tiết kiệm, nhưng không thể thay thế lớp chống sốc sát thân hàng. Một lỗi khác cũng hay gặp là tái sử dụng thùng carton đã móp góc hoặc ẩm mép. Thùng yếu thì dù bọc kỹ bên trong, hàng vẫn dễ bị đè bẹp, nhất là khi trên xe có kiện nặng xếp chồng lên.
Hàng không được cố định là nguyên nhân phổ biến nhất
Lỗi này còn gặp nhiều hơn cả. Hộp đủ lớn, vật liệu cũng tốt, nhưng hàng bên trong lại không được cố định. Khi xe phanh gấp hoặc chạy qua ổ gà, món đồ sẽ trượt qua lại trong hộp và va vào thành hộp hàng chục lần trên suốt quãng đường. Không riêng gốm sứ mới bị như vậy. Phụ tùng kim loại cũng dễ móp mép, trầy sơn nếu không được chèn chắc trong thùng.
Đội ngũ bên mình từng xem xét một đơn hàng bị khiếu nại. Ly sứ được bọc khá dày bằng xốp hơi, nhưng hộp lại rộng hơn ly gần gấp đôi và bên trong không chèn gì cả. Ly vỡ không phải vì thiếu lớp bọc, mà vì nó có khoảng trống để tự do va đập suốt chặng đường. Bọc nhiều lớp mà không cố định thì cũng chẳng có tác dụng bao nhiêu.
Có một cách kiểm tra rất nhanh trước khi dán băng keo: nhấc thùng lên và xoay nhẹ. Nếu nghe hàng bên trong xê dịch, dù chỉ rất khẽ, bạn nên chèn thêm. Bước này chỉ mất vài giây nhưng giúp phát hiện lỗi trước khi hàng rời kho, thay vì đợi khách báo vỡ.
Quy trình đóng gói hàng dễ vỡ đúng chuẩn
Phần này là điều người bán hàng dễ vỡ nên ghi nhớ kỹ nhất. Bạn không cần vật liệu quá đắt tiền, chỉ cần đúng thứ tự và đúng vị trí chèn. Cách làm này áp dụng được cho gốm sứ, đèn thủy tinh và cả nhiều loại đồ nội thất nhỏ. Nếu bạn đang tìm hiểu kinh nghiệm mua sofa cho nhà mình, việc bọc chống sốc đúng cách cũng giúp tránh móp góc và rách bọc khi vận chuyển.
Chọn vật liệu chống sốc và chèn kín khoảng trống
Nguyên tắc quan trọng nhất là hàng dễ vỡ không bao giờ được chạm trực tiếp vào thành hộp. Đây là quy trình đội ngũ thường hướng dẫn cho khách bán gốm sứ và đồ thủy tinh. Bạn có thể làm theo từng bước sau:
- Bọc từng món riêng bằng màng xốp hơi, quấn ít nhất hai lớp quanh các phần dễ va chạm như miệng ly hay quai tách.
- Lót đáy thùng carton một lớp mút xốp hoặc giấy vụn dày khoảng 3 đến 5 cm trước khi đặt hàng vào.
- Chèn kín khoảng trống hai bên và phía trên bằng giấy vụn, mút hạt hoặc túi khí. Lắc thử thùng, nếu không nghe tiếng xê dịch thì mới đạt.
- Với đơn có nhiều món, ngăn từng món bằng một lớp bìa carton mỏng để hai món dễ vỡ không chạm vào nhau.
Có shop tiếc vài chục nghìn tiền vật liệu, nhưng rồi lại mất cả trăm nghìn tiền hàng và tiền hoàn cho khách. Một cuộn màng xốp hơi đủ dùng cho vài chục đơn nhỏ, tính ra chỉ vài nghìn đồng mỗi đơn. So với một món hàng bị vỡ, khoản đầu tư này gần như không đáng kể.
Một chi tiết nhỏ hay bị bỏ qua là băng keo. Bạn nên chọn loại bản rộng ít nhất 5 cm và dán theo hình chữ H ở cả đáy lẫn nắp hộp. Nếu chỉ dán một đường mỏng ở giữa, thùng rất dễ bung nắp khi bị đè trong lúc vận chuyển.
Dán nhãn cảnh báo để người vận chuyển chú ý
Đóng gói chuẩn vẫn chưa đủ nếu người vận chuyển không biết đó là hàng dễ vỡ. Nhãn “Hàng dễ vỡ – Cẩn thận khi vận chuyển” nên được dán ít nhất ở hai mặt thùng, không chỉ mặt trên. Hàng thường bị xếp nằm nghiêng trong lúc di chuyển, nên mặt bên cũng cần có nhãn để người bốc xếp nhìn thấy ngay.
Đội ngũ bên mình từng theo dõi một số đơn qua các đơn vị vận chuyển quen. Đơn có nhãn cảnh báo rõ ràng thường được xếp riêng, và tỷ lệ bị đè bởi hàng nặng cũng thấp hơn hẳn. Nhãn không bảo đảm an toàn tuyệt đối, nhưng là tín hiệu để người bốc xếp cẩn thận hơn.
Ngoài nhãn dán, bạn có thể ghi thêm một dòng lưu ý khi tạo vận đơn. Hầu hết hệ thống vận chuyển phổ biến đều có ô ghi chú. Chỉ cần điền “hàng dễ vỡ, không xếp chồng”, shipper sẽ thấy thông tin này trước khi bốc hàng lên xe. Đây là thao tác mất chưa đến nửa phút nhưng hiệu quả hơn bạn nghĩ.
Một mẹo nhỏ khác là chụp ảnh hàng và cách đóng gói trước khi dán kín thùng. Nếu sau này có tranh chấp bồi thường với đơn vị vận chuyển, ảnh chụp chính là bằng chứng cho thấy hàng đã được đóng gói đúng cách trước khi rời kho. Lưu ảnh cùng mã đơn giúp việc đối chiếu nhanh và minh bạch hơn nhiều.
Đóng gói cẩn thận ngay từ hôm nay để đỡ tốn tiền đền hàng
Đội ngũ bên mình vẫn thường khuyên các shop mới bán hàng dễ vỡ đừng đợi đến khi vỡ một đơn rồi mới học cách đóng gói. Chỉ thêm vài phút để chèn mút xốp, dán nhãn cảnh báo và đổi sang thùng carton chắc hơn, đổi lại là hàng đến tay khách còn nguyên vẹn và bạn đỡ phải xử lý khiếu nại. Đóng gói tốt cũng là cách giữ được lòng tin của khách, và khách quay lại mua nhiều lần thường nhờ đúng điều đó.
Nếu bạn đang tính đường làm hàng online lâu dài, đóng gói chỉ là một mắt xích trong vận hành. Bạn có thể đọc thêm những cuốn sách chia sẻ kinh nghiệm kinh doanh online để có cái nhìn bài bản hơn về toàn bộ quy trình, từ nhập hàng đến chăm sóc khách sau bán.
Ngoài ra, nếu shop của bạn đang cần xây dựng website bán hàng riêng để quản lý đơn và thông tin giao hàng, hãy tham khảo các đơn vị thiết kế website thương mại điện tử uy tín để so sánh trước khi quyết định. Chọn được một website ổn định sẽ giúp bạn ghi nhận đơn hàng chính xác hơn, từ đó dễ kiểm soát việc đóng gói và giao nhận.
Chúc bạn đóng gói an toàn và giảm được những đơn hàng phải hoàn tiền không đáng có.